正面回答“如何實現(xiàn)OA”，筆者自認力不能及。OA是一個過程和境界，是一個不斷發(fā)展變化的概念。我們的工作是努力接近OA的目標。筆者在公司從事了多年OA工作，公司的OA應用也初具規(guī)模，實施方式并非標準模式，OA的框架也并非標準樣板，因此，本文無意贅述公司的OA建設過程和框架，僅談談工作體會和經驗。
在公司，我們建立的計算機應用系統(tǒng)框架如下圖：
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OA處于整個系統(tǒng)的最上層，它是建立在網絡、計算機系統(tǒng)基礎之上的應用。所以，要實現(xiàn)OA，需要建立良好的基礎設施。筆者所在公司建立的OA應用包括業(yè)務管理、財務管理、總裁查詢、文檔管理、傳真管理、Internet應用等幾十個功能模塊，涵蓋了公司業(yè)務和管理的絕大部分環(huán)節(jié)，在公司總部、京外/海外分支機構得到廣泛應用，取得良好的經濟效益和社會效益。為公司的管理現(xiàn)代化作了有益的探索。
公司建立的OA系統(tǒng)從應用類型上分為以下幾種：
1、面向個人通信的應用：如電子郵件。傳統(tǒng)的通信方式主要是電話、傳真、電傳。這些方式在費用方面、管理方面存在很多問題。因此我們的做法是：最大程度地用電子郵件方式收發(fā)信息，不僅方便了辦公、節(jié)約了費用，而且記錄了業(yè)務進程的軌跡，提高了對業(yè)務監(jiān)督、管理水平。
2、面向信息共享的應用：這類應用的功能是收集、整理、發(fā)布、檢索信息，向不同權限的人發(fā)布不同層次的信息。公司連接美聯(lián)社、路透社、Chinanet、經貿信息網等，收集了大量的信息；公司在業(yè)務進程中也產生了很多重要的信息。我們提供了較為方便的檢索、查詢手段以及安全控制體系。當然，我們既是信息的使用者，也是信息的提供者，公司的Web站點向外界提供了一個了解公司的窗口，為公司贏得了更多的商機，也為實現(xiàn)電子商務打下了基礎。
3、面向工作流的應用：這類應用主要是用以控制、監(jiān)督、加速業(yè)務進程，使得業(yè)務執(zhí)行者和管理者都能清楚業(yè)務的進展，解決業(yè)務進程中所出現(xiàn)的阻塞和差錯，促進經營業(yè)務的正常運行。
4、面向決策支持的應用：這是信息技術中最高層次的應用，它通過采集、處理、分析前三類應用產生的結果，讓企業(yè)決策層了解企業(yè)的運營狀況，預測經營風險，提出決策參考。這是OA應用的最終目標。
這四類應用的建立并不是一蹴而就的、也不是一成不變的。實現(xiàn)OA是一項系統(tǒng)的、長期的工程。
在這一工程的實施過程中，我們認為應該遵守以下原則：
1、OA建設要有整體觀、全局觀。從企業(yè)整體的OA上著眼，不能遷就個別而影響全局。要堅決去除不利于企業(yè)現(xiàn)代化管理的陳規(guī)陋習，規(guī)范企業(yè)管理環(huán)節(jié)。
2、面向目標的方法。OA的根本目標是管理和決策支持，在實施OA的過程中始終不能偏離這一目標。在數(shù)據(jù)庫設計、應用流程設計中都應考慮到是否顧及了對決策的支持。
3、堅持“需求拉、技術推”的原則。需求應始終走在技術的前面，技術永遠只是輔助、工具的角色。當然，技術也有對需求推動的作用。需求拉動了技術的進步，技術的進步也對需求向更高層次發(fā)展有推動的作用。因此，應貫徹用技術來適應需求的原則，學習和利用技術是以滿足用戶需求為最高準則。
4、從簡單的入手，迅速向廣度和深度發(fā)展。即所謂的“Start Simple and go Fast”。在中國，由于用戶水平參差不齊，從簡單的入手，可以由點到面、由淺入深地引導用戶對OA的信賴，并啟發(fā)他們更廣泛、更深入的需求。迅速地推廣和深入是為了盡快把技術應用于管理中，否則，需求的變化和技術的發(fā)展往往使人們顧此失彼。
5、選擇合適的工具平臺。由于OA實施涉及面廣而雜，需求分散、零碎，我們需要一個好的工具和平臺來滿足各方面的需求。在選擇工具和平臺時，應考慮以下幾個方面
·快速的開發(fā)能力 用所選的工具和平臺能快速開發(fā)應用。
·對需求變化的適應能力 即能根據(jù)不斷變化的需求對應用進行調整與修正。
·安全性 保證所開發(fā)的應用以及數(shù)據(jù)是安全的。
·跨平臺性 由于OA是一個集成的系統(tǒng)，所以我們開發(fā)的應用不僅能在不同硬件平臺上運行，還要有跨操作系統(tǒng)平臺、跨數(shù)據(jù)庫平臺的能力。
·與其它工具的集成能力。
·支持Internet 標準、適于建立Intranet。Internet 已經成為當前最重要的通信手段，不支持Internet 標準，無異于把自己孤立于世界之外；建立Intranet已經成為業(yè)界的大勢所趨。所以，所選的工具和平臺要支持Internet 標準，適于建立Intranet。
·支持移動辦公和異地辦公 通信技術的發(fā)展使世界變得越來越小，OA工具和平臺也需適應這種變化。企業(yè)機構的分散、人員的流動、業(yè)務的多樣性對移動辦公和異地辦公提出了越來越高的要求。
·有利于實現(xiàn)電子商務 電子商務已經熱火朝天，我們可以通過有效的工具，迅速跟上時代的步伐。
·有利于實現(xiàn)知識管理 “知識經濟”時代競爭的核心要素是知識，OA系統(tǒng)需要而且必然需要知識管理的能力。
·公司選擇的OA核心工具是Lotus Notes/Domino。它在以上九個方面有很好的表現(xiàn)，是較理想的實施OA的工具和平臺。